Office Administration Support

Die Rolle ist das Gesicht des Unternehmens und sorgt dafür, dass sich jeder Besuch besonders anfühlt. Sie ist die erste Anlaufstelle für Gäste, Kunden und Mitarbeiter und repräsentiert das Unternehmen mit einer offenen, herzlichen und professionellen Art. Neben Gastgeberaufgaben umfasst die Position allgemeine administrative und organisatorische Tätigkeiten im Office Management.

• Empfängt und betreut Gäste, Kunden und Mitarbeiter als erste Anlaufstelle und repräsentiert das Unternehmen mit offener, herzlicher und professioneller Art.
• Sorgt für einen positiven ersten Eindruck und schafft eine einladende Atmosphäre, in der sich Gäste willkommen und bestens betreut fühlen.
• Betreut Gäste vor, während und nach Meetings – vom persönlichen Empfang über das Anbieten von Getränken bis hin zur aufmerksamen Bewirtung.
• Hält Meetingräume jederzeit einladend, ordentlich und perfekt vorbereitet, einschließlich ansprechender Präsentation von Getränken und Snacks sowie rechtzeitigem Nachfüllen während Besprechungen.
• Geht selbstbewusst und mit Fingerspitzengefühl auf Menschen zu, erkennt Unterstützungsbedarf und handelt eigenständig, ohne auf Aufforderungen zu warten.
• Koordiniert Meetingräume, organisiert Verpflegung und stellt sicher, dass Besprechungen und Kundenbesuche reibungslos ablaufen.
• ÜBernimmt allgemeine administrative und organisatorische Aufgaben wie Telefondienst, Postbearbeitung, Terminkoordination und Taxibuchungen sowie bearbeitet tägliche Office-E-Mails und unterstützt interne und externe Mitarbeiter bei ihren Anliegen.
• Koordiniert Botendienste, übernimmt die Annahme und den Versand von Paketen und verwaltet Pool- und Firmenfahrzeuge.
• Organisiert die Bestellung von Büromaterialien und Verbrauchsartikeln und sorgt für einen gut ausgestatteten Office-Bereich.
• Unterstützt die Buchhaltung und Personalabteilung bei vorbereitenden administrativen Tätigkeiten, wie Kreditkartenabrechnungen sowie Ablage und Kontrolle von Krankenstandsbestätigungen.

• Offene, kommunikative und herzliche Persönlichkeit, die Freude am Kontakt mit Menschen und daran hat, ihnen ein positives Erlebnis zu bereiten.
• Aktives und selbstbewusstes Zugehen auf Menschen, Wohlfühlen in größeren Gruppen und keine Scheu, freundlich auf Gäste zuzugehen oder sich während eines Meetings um deren Wohl zu kümmern.
• Natürliches Gespür für Gastfreundschaft, Service und die kleinen Details, die einen großen Unterschied machen.
• Selbstständiges Erkennen, was gerade gebraucht wird, Mitdenken und proaktives Anpacken.
• Freude daran, eine angenehme und repräsentative Umgebung zu schaffen – vom perfekt vorbereiteten Meetingraum bis zum liebevoll angerichteten Kaffee.
• Gepflegtes, professionelles Auftreten, positive Ausstrahlung und sicheres, freundliches Kommunikationsverhalten.
• Gute Organisation, Zuverlässigkeit, Flexibilität und die Fähigkeit, auch bei mehreren gleichzeitigen Aufgaben den Überblick zu behalten.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift, da Englisch die Unternehmenssprache ist.
• Sicherer Umgang mit Microsoft Office und Bereitschaft, administrative Aufgaben gewissenhaft zu übernehmen.

• Erfahrung aus dem Front Office, der Hotellerie, Gastronomie, dem gehobenen Service oder einem vergleichbaren gastorientierten Bereich.

• Office-first business operating on a fully on-site model; team members work in the office five days a week to build relationships, exchange ideas, and grow together.
• Certain exemptions may apply depending on location.

• Abwechslungsreiche, moderne Tätigkeit in einem agilen und internationalen Umfeld, in der man mit seiner Persönlichkeit wirklich etwas bewegen kann.
• Vielfältige Weiterbildungsmöglichkeiten durch die eAcademy, externe Schulungen und interne Sprachkurse.
• Attraktive Benefits, wie die Übernahme der Kosten für die Wiener-Linien-Jahreskarte oder Mitgliedschaften in Vereinen und Fitnesscentern.
• Zentral gelegenes Office im 2. Wiener Gemeindebezirk mit Padelcourt, Darts, Tischtennis, Billard, Wuzzler und Airhockey.
• Gesundheitsangebote sowie Massagen, Yoga und Pilates.
• Frisches Obst, Gebäck, Heißgetränke und Europas größte Kantine.
• Gemeinsame Teamaktivitäten wie Happy Hours, Laufwettbewerbe und Sportturniere.

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